به خاطر برنامه های کاهش بودجه گذشته سازمان، آقای احمدی از منشی خواست که هنگام برنامه ریزی سفرها، ارزون قیمت ترین بلیطای مسافرتی و مسافرخانها رو واسه اقامت پیدا کنه. اما خیلی زود این اقدامِ به ظاهر بی ضرر، مشکل آفرین شد.

سیستم علم سازمانی دمینگ چیه و چه جوری در سازمان اجرا می شه؟  آموزشی

بلیطای ارزون قیمت مدت زمان انتظار طولانی تری داشتن و تهویه نامناسبی داشتن که باعث می شد پرسنل فروش خسته، کوفته و بدون روحیه به شهر (مورد نظر واسه معرفی محصول به مشتریان) برسن؛ چیزی که روی کارکرد اونا اثر می گذاشت. در زمان اقامت هم به دلیل شلوغی محل اسکان، افراد نتونستن به مقدار کافی استراحت کنن؛ دوربودن مسافرخانه از محل قرار با مشتریان، حسابی مشتریان رو منتظر و کلافه کرده بود. واسه همین آمار فروش شرکت کم کم پایین اومد.

این مثال ساده نشون می ده که اگه بطور کامل رابطه بین اهداف تیمی رو با اهداف کلی سازمان درک نکنین؛ چه اتفاقی خواهد افتاد. منشی آقای احمدی سعی می کرد تا اهداف تیم (یعنی کاهش هزینه) رو تأمین کنه، اما این کار بر کارکرد کلی شرکت اثر گذاشته بود.

مدل سیستم علم سازمانی دمینگ به شما کمک می کنه از یک دیدگاه کلی به سازمان خود نگاه کنین تا بتونین به شکلی موافق با اهداف سازمان ، اهداف تیمی خود رو مشخص کنین.

درباره مدل

سیستم علم سازمانی به وسیله استاد و مشاور آمریکایی ویلیام ادوارد دمینگ (William Edwards Deming) ایجاد و در سال ۱۹۹۴ در کتاب اون به نام «The New Economics for Industry, Government, and Education» منتشر شده.

این مدل به شما کمک می کنه تا به سازمان خود به عنوان یک نهاد واحد نگاه کنین. در این حالت اثر اعمال تیم رو بر بقیه بخشای سازمان بهتر درک می کنین و می بینین که کار شما چه جوری به رسیدن به اهداف کلی سازمان کمک می کنه. ، میتونین به شکل کارآمدتری با بقیه بخشای سازمان کار کنین.

این مدل می تونه به شما واسه کاهش رقابت داخلی بین تیما و واحدها کمک کنه چون که نشون می ده تموم بخشای سازمان باید واسه رسیدن به اهداف با هم کار کرده و همدیگه رو تقویت کنن.

به گفته دمینگ، با استفاده از این مدل، معانی جدیدی در کار و تعاملات خود با بقیه پیدا می کنین و این به نوبه ی خود بر رضایت شغلی شما خواهد اضافه کرد.

واسه استفاده از این مدل باید هر کدوم از بخشای زیر رو در سازمان خود شناسایی و بهش توجه کنین. همونجوری که در شکل زیر نشون داده شده، این بخشا به هم وابسته هستن. به این معنی که تغییر در یک بخش بر بخشای دیگر اثر می ذاره و شما باید اثر کل اونا رو مورد توجه بذارین.

سیستم علم سازمانی دمینگ چیه و چه جوری در سازمان اجرا می شه؟  آموزشی

۱. سیستم سازمانی

حلقه ای که همه بخشای سازمان مثل اعضای تیم، تأمین کنندگان، تیمای مدیریتی و مشتریان در جهت تأمین اهداف سازمان با هم در رفت و امد قرار می ده رو سیستم سازمانی میگن. این سیستم یک هدف مشخص داره.

۲. اثر تغییر و تغییر

تغییرات و تناقضاتی که در شرکت اتفاق میفته ممکنه بر اهداف سازمان شما اثر بذارن. بعضی وقتا یکی از واحدها کارِ درجه یکی ارائه می کنه یا وظیفه ی مربوط به بخش خود رو زودتر از موعد مقرر انجام می ده. ممکنه که کیفیت کار این واحد بعضی وقتا کمتر از حد استاندارد بوده یا پروژه رو دیر تحویل بده. هر دوی این حالتا هم می تونن تحت اثر بقیه بخشای سیستم قرار بگیرن و هم می تونن روی اونا اثر بذارن. این اثر در آخر اهداف کلی سازمان رو تحت شعاع قرار می ده.

۳. نظریه ی علم

این نظریه چگونگی استفاده ی بخشای مختلف سازمان از علم رو درجهت تصمیم گیری و تغییر اثرات نشون می ده، که این علم می تونه به شکل داده ها، تمایلا و اطلاعات استفاده بشه.

مثلا، سازمانی که بیمه مسافرتی آنلاین می فروشه ممکنه از آمار سایت واسه برنامه ریزی راه حلای بازاریابی اینترنتی خود استفاده کنه. یا یک سازمان خرده فروش ممکنه واسه ورود به بازار جدید، از علم خود در مورد تمایل مشتریان ش بهره گیرد. پس توجه داشته باشین که روش اجرا علم در سازمان باید با اهداف کلی اون موافق باشه.

۴. روانشناسی

این بخش به چرایی و دلایل رفتاری افراد در داخل سازمان می پردازه. هرچه درک شما از روح و روان افراد بیشتر باشه؛ بهتر می تونین به اعضای تیم خود پاداش بدین و انگیزه اونا رو بالا ببرین. میتونین روابط بهتری با بقیه تیما و واحدها برقرار کنین و در آخر می تونین بر اهداف سازمان اثر بذارین.

نکته :

دیدگاه دمینگ یک دیدگاه تولیدیه. اگه در صنعت خدماتی کار می کنین ممکنه بخشای «اثر تغییر» و «نظریه ی علم» واسه شما خیلی کاربرد نداشته باشه.

اجرا مدل دمینگ

حالا ببینین چه جوری می تونین از این مدل در سازمان خود استفاده کنین.

هنگام اجرا این وسیله باید ربط داشتن اجزاء با همدیگه رو به خاطر داشته باشین، چون که احتمال داره ایجاد تغییر در یک بخش بر سه بخش ی دیگر اثر بزاره. مثلا، تصمیمی در یک بخش از سازمان (مثلا تئوری علم)، می تونه به تغییراتی در فرآیندها (سیستم سازمانی) منجر شه. پس، افراد سازمان ممکنه احساس مثبت تری درباره کار خود پیدا کنن (روانشناسی) و باعث شه بعضی افراد هم کارای با کیفیت تری ارائه بدن (تغییر).

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   صرفه جویی در مصرف آب با ۳۱ نکته ساده اما هوشمندانه "

این مثال بسیار ساده ایه اما اهمیت داشتن درکی درست از هر بخش رو به شما نشون می ده.

۱. سیستم سازمانی

اول از همه باید سازمان و تیما و واحدهای وابسته ی درون اونو بشناسین. باید مأموریت و اهداف پایانی سازمان و اثری رو که فاکتورهای بیرونی (مثل مشتریان و تأمین کنندگان) بر اینا می ذارن درک کنین.

از خود سازمان شروع کرده و از نمودارهای سازمانی استفاده کنین: فلوچارت نموداری واسه ترسیم روابط فرایندهای تجاری و سازمانی بین واحدها و تیما هستن و چگونگی وابستگی اونا رو نشون میدن. وقتی این وابستگی داخلی رو درک کردین بهتر می تونین از تیمای خود پشتیبانی کنین.

در مرحله بعد مطمئن شید که بقیه عناصری رو که از اهداف سازمان شما پشتیبانی می کنن (تأمین کنندگان، مشتریان و سهامداران) و نقشی در رسیدن تیم و سازمان شما به این اهداف دارن؛ خوب می شناسین.

، بیانیهای مأموریت و چشم انداز سازمان خود رو بخونین. درک کامل از چیزی که سازمان شما در آخر قصد انجامش رو داره باعث می شه شما و تیم تون بتونین به شکلی منظم به طرف اهداف قدم ورداشته و از تضعیف اعمال بقیه تیما پرهیز کنین (اینجاست که درک و استفاده از مدیریت برمبنای هدف و منشور تیم مفید هستش).

۲. اثر تغییر و تغییر

اینجا باید درباره تغییرا و تناقضاتی که ممکنه در سازمان شما رخ بدن اطلاعاتی کسب کنین و بفهمین که این عوامل چه جوری بر بقیه بخشای کل سیستم اثر می ذارن.

با اختلافاتی که ممکنه در تیم خودتون رخ بدن شروع کنین. مثلا:

  • بعضی از کارا بیشتر از چیزی که توقع دارین طول میکشن؟
  • مشکلی با مسئله کیفیت دارین؟
  • استاندارد کاری که تیم شما تولید می کنه یکنواخته؟
  • تغییرات بقیه بخشای مدل دمینگ (سیستم، علم، روانشناسی) چه جوری باعث ایجاد اختلاف می شن؟

این تغییرا رو فهرست کنین و از چیزی که در قدم قبلی پیدا کرده این واسه جدا سازی و بررسی چگونگی اثر این تغییرا بر بقیه تیما و فرآیندها استفاده کنین.

در مرحله بعد به سراغ تغییرایی که ممکنه در بقیه بخشای سازمان شما رخ بدن برید (اگه این تغییرا روشن نیستن با افراد کلیدی هر واحد قرار مصاحبه بذارین). بعد از شناسایی این تغییرا به این فکر کنین که اونا چه تأثیری روی کار تیم شما دارن. واسه خنثی کردن اثرات این تغییرا باید در کار تیم خود تغییری بسازین؟

۳. تئوری علم

در این قسمت نیاز دارین که از چگونگی کاربرد و به اشتراک گذاری علم در سازمان، به خاطر تصمیم گیری، تاثیرگذاری بر تغییر و رسیدن به اهداف آگاهی پیدا کنین.

اول ببینین که در تیم تون چه جوری از علم استفاده می کنین و تصمیم می گیرین:

  • از علم در دسترس خود به شکلی موثر استفاده می کنین و تصمیماتی طبق اهداف کلی سازمان می گیرین؟
  • جمع آوری اطلاعات و مدیریت علم در سازمان شما واسه استفاده از فرصتا و مدیریت تهدیدهای پنهون کارآمده؟
  • روش تصمیم گیری شما بر اهداف بقیه تیما اثر می ذاره و می تونین علم رو به شکل موثرتری به اشتراک بذارین؟

بعد ببینین بقیه، در بقیه بخشای سازمان، چه جوری تصمیم گیری می کنن:

  • روش تصمیم گیری بقیه بر اهداف تیم یا سازمان شما اثر می ذاره؟
  • هنگام تصمیم گیری از تموم داده های سازمانی مناسب استفاده می کنین؟

اینجا به دو نکته دیگر هم فکر کنین: شما و تیم تون چه جوری بازخورد دریافت می کنین؟ واسه آموختن از شکایت و بازخوردها سیستمی رو در نظر گرفتین؟

۴. روانشناسی

آخرین جزءِ مدل، به درک شما از افراد داخل سازمان باز می شه: اینکه چه جوری فکر می کنن، دلیل رفتارهایشان چیه و چی به اونا انگیزه می ده.

مطمئن شید که به شکلی موثر به افراد تیم خود انگیزه میدید. این کار به شما کمک می کنن تا بهترین نتیجه ممکن رو از تیم به دست بیارین.

باید بفهمین که مناسب ترین انگیزه واسه بقیه افراد سازمان چیه. این به شما کمک می کنه تا روابط بهتری با دیگر واحدها برقرار کنین و بفهمین که اهداف اونا چه جوری با اهداف شما و سازمان هم جهت می شن.

، هرچه بهتر روش یادگیری و پردازش اطلاعات جدید رو در افراد سازمان درک کنین، بهتر می تونین ارتباطات خود رو (با هدف رسیدن به بیشترین حد درک دوطرفه) شکل بدین. مثلا، بهتر نیس اتفاقات جدید رو به جای جلسه ی هفتگی از راه پست الکترونیک به آگاهی بقیه مدیران برسونین؟ هنگام شروع پروژه جدید دستورات شفاهی واسه بعضی از اعضای تیم کافیه و احتیاجی به توضیحات نوشتاری نیس؟ (در این قسمت باید درک بهتری از روشای متفاوت یادگیری افراد به دست بیارین)

، تأمل در مورد اینکه تغییرات بقیه بخشای سازمان چه جوری می تونه بر روانشناسی افراد و انگیزه اونا اثر بزاره؛ مهمه. مثلا، ببینین تغییری در درون یک تیم دیگر می تونه بر روحیه ی تیم شما اثر داشته باشه؟

دسته‌ها: آموزشی

دیدگاهتان را بنویسید